In 2019 ging ik samen met mijn vrouw een weekendje naar Valencia. Even lekker samen wandelen, ontspannen en paella eten, zonder kinderen. Terwijl wij met onze rolkoffertjes rondliepen op Schiphol was ik telefonisch nog wat dingen aan het afstemmen met mijn compagnon. We waren AddVentures kort daarvoor gestart en waren onze weg nog aan het vinden. Mijn compagnon zei een aantal keer dat hij het lastig vond dat wij zo weinig grip op onze Ventures hadden. Ik was het helemaal met hem eens en zei dat ik ook in mijn eigen leven weinig grip had. Sinds de verkoop van Improvers had ik de teugels teveel laten vieren. Terwijl ik al pratend langs de Tax Free winkels liep, viel mijn oog op een boek in de etalage van de AKO boekenwinkel. Vier grote vetgedrukte letters staarden mij intens aan: GRIP. Het voelde alsof het universum tegen me sprak. Dit boek moest ik kopen en meteen gaan lezen. Ik heb dit gedaan en ben hier voor altijd dankbaar voor, want dit heeft alles veranderd.
Ik ben altijd druk, gehaast en chaotisch. Regelmatig maak ik dubbele afspraken, waarvan ik de helft vergeet na te komen. In mijn mailbox vind je doorgaans zo’n 10.000 ongelezen mails. Mijn kantoor en kledingkast zijn altijd een rommeltje en mijn vrouw noemt mijn auto de MacDrive. Overal waar ik ben, maak ik rommel en zelden ruim ik op. Daar heb of maak ik nooit tijd voor. Als ik in de ochtend wakker word, dan ontploft mijn hoofd van alle dingen die ik het liefst allemaal direct wil gaan doen. Ik loop over van de energie, maar kom altijd tijd tekort om alles te doen wat ik zou willen doen.
Ik heb geleerd dat ik veel structuur nodig heb om mezelf in goede banen te leiden. Zo’n 20 jaar geleden ben ik daarom gestart met het lezen van boeken over productiviteit en persoonlijke effectiviteit. Uit elk boek dat ik las, haalde ik nuttige modellen en tips die ik dan meteen probeerde te implementeren. Hoewel het zakelijk altijd best goed met mij gaat, was het in mijn leven vaak wel echt een rommeltje. De aandacht voor structuur, die ik had na elk boek dat ik las, verslapte altijd weer, waardoor ik telkens terugviel in mijn oude chaotische gedrag. Als ik er dan weer een bende van had gemaakt, herpakte ik mezelf weer, waarna het weer een tijdje goed ging. Dan verslapte mijn aandacht weer en zo ging het jaren achter elkaar, tot ik GRIP las.
Tijdens het weekendje Valencia las ik het boek helemaal uit. Ik herkende veel van de methodes en modellen die de schrijver beschreef uit boeken die ik eerder al had gelezen. Tijdens de vlucht terug naar Nederland implementeerde ik de dingen die ik geleerd had uit het boek GRIP. Ik downloadde de app Things3 op mijn telefoon en richtte alles in zoals de schrijver het had uitgelegd. Ik was al veel vaker met goede moed begonnen met het aanbrengen van structuur, maar deze keer was het toch anders. Dankzij GRIP is het mij gelukt om een structuur aan te brengen die ik nu al 4 jaar onafgebroken met veel plezier gebruik. Dit is hoe ik met GRIP werk en hoe GRIP voor mij werkt:
De basis
De basis van GRIP is het maken een plan voor elke week, elk kwartaal en elk jaar. Deze plannen bevatten zowel persoonlijke als zakelijke doelen en ze zijn met elkaar verbonden. Als ik in mijn jaarplan bijvoorbeeld opneem dat ik 10 kilo wil afvallen voor de zomervakantie, dan staat er in mijn kwartaalplan van het eerste kwartaal dat ik 5 kilo wil afvallen en in mijn weekplan dat ik 400 gram wil afvallen.
De manier om deze doelen ook daadwerkelijk te behalen is wekelijks monitoren hoe het gaat, zodat ik kan bijsturen als dat nodig is. Dit doe ik met een wekelijkse terugblik (review) en vooruitblik (preview). Dit vertaal ik vervolgens naar nieuwe doelen en acties in mijn volgende week-, kwartaal of jaarplan.
Jaarplan
In de eerste week van elk jaar maak ik altijd een jaarplan. Hierin leg ik mijn persoonlijke en zakelijke doelen vast voor het komende jaar. Ik neem hier altijd 2 dagen vrij voor, want ik ben meestal 4 tot 6 uur bezig met de evaluatie van het afgelopen jaar en zo’n 6 tot 8 uur met het maken van het plan voor het komende jaar. Ik heb geleerd dat het voor mij het best werkt als ik de evaluatie en het maken van het plan op verschillende dagen doe.
Voor het maken van een goed gebalanceerd plan heb ik mijn leven opgedeeld in 14 categorieën, waaronder gezin, gezondheid, werk, geld en vrienden. Voor elke categorie bepaal ik wat ik in het komende jaar wil bereiken. Het liefst heel specifiek (10 kilo afvallen voor de zomervakantie), maar het kan ook best wat minder concreet (ontdekken of Boeddhisme iets voor mij is).
Als ik al mijn doelen voor het hele jaar heb bepaald, dan kies ik er een aantal waarmee ik in het eerste kwartaal aan de slag ga. Een groot jaardoel (10 kilo afvallen voor de zomervakantie) deel ik meestal op in kleinere kwartaaldoelen (5 kilo afvallen voor het eind van dit kwartaal). Al deze doelen voor het eerste kwartaal zet ik in een lijst en dat is dan direct mijn eerste kwartaalplan.
Kwartaalplan
Tijdens het maken van mijn jaarplan maak ik dus direct mijn eerste kwartaalplan. Dit is meestal een lijst van 10 tot 15 doelen die ik in het kwartaal wil realiseren. Tijdens mijn wekelijkse review en preview (hierover zometeen meer) monitor ik de voortgang, zodat ik tijdens het kwartaal kan bijsturen als dat nodig is.
In de eerste week van het tweede, derde en vierde kwartaal evalueer ik het vorige kwartaal en maak ik het plan voor het komende kwartaal. Ik neem hier altijd 1 dag voor vrij, omdat ik hier meestal 4 tot 6 uur mee bezig ben.
Wekelijkse review en preview
Voor mij is het belangrijkste onderdeel van GRIP de wekelijkse Review. Elke week op zondagochtend blik ik terug op de vorige week en maak ik een plan voor de volgende week. Dit kost me ongeveer 2 uur en bestaat uit een aantal vaste onderdelen:
- Kwartaaldoelen
Elke week loop ik door mijn lijst met kwartaaldoelen heen. Ik noteer bij elk doel of ik hier voldoende aandacht aan heb besteed en of ik de beoogde progressie heb geboekt. Als het nodig is, noteer ik acties of herinneringen voor mezelf.
- Prioriteiten
Elke week kies ik 3 tot 5 prioriteiten. Dit zijn de dingen waar ik extra aandacht aan wil besteden. Ik bekijk tijdens mijn wekelijkse review de prioriteiten die ik een week eerder heb gekozen. Per prioriteit noteer ik of ik hier voldoende aandacht aan heb besteed en of ik de beoogde progressie heb geboekt. Als het nodig is, noteer ik acties of herinneringen voor mezelf.
- Mail
Ik scroll langs alle mails die ik de afgelopen week heb ontvangen. Als ik mails eerder over het hoofd heb gezien, dan lees ik ze alsnog. Als ik nog ergens antwoord op moet geven, dan doe ik dat. En als ik ergens actie op moet ondernemen, dan doe ik dat direct (als het binnen 2 minuten kan) of ik maak een actie aan in mijn takenlijst. Vervolgens verplaats ik alle mails naar mijn archiefmap. Zo begin ik elke week met een lege mailbox.
- Whatsap
Ik scroll langs alle personen waarmee ik contact heb gehad via Whatsapp. Ik check of ik iedereen antwoord heb gegeven en of ik nog actie moet ondernemen. Als ik nog iets moet doen, dan doe ik het direct (als het binnen 2 minuten kan) of ik maak een actie aan in mijn takenlijst.
- Agenda
Ik scroll door mijn agenda van de afgelopen week. Ik sta kort stil bij alles wat er in staat en check of ik alles heb gedaan wat ik zou doen. Als ik nog dingen moet doen, dan doe ik dat direct (als het binnen 2 minuten kan) of ik maak een actie aan in mijn takenlijst.
- Actielijst
Ik noteer altijd alles wat ik moet doen in een actielijst. Hierdoor vergeet ik niks en hoef ik niets te onthouden. Hiervoor gebruik ik Things3. Het fijne van deze App is dat ik acties kan koppelen aan projecten en een domein (zoals gezin, werk, sport) en dat ik kan kiezen welke acties ik wel en niet wil zien in het overzicht met actieve taken. Door de week heen noteer ik mijn acties altijd in deze actieve lijst, zonder project en domein. Dit doe ik altijd op het moment dat ik iets bedenk, ook als ik ‘a nachts wakker word met een idee. Zo houd ik mijn hoofd leeg. Ik loop wekelijks langs alle acties in deze lijst en koppel deze aan een domein en project. Ik bepaal of ze in het actieve overzicht moeten blijven staan, of dat ik er de komende week niks mee ga doen.
- Foto’s
Ik scroll door alle foto’s en screenshots die ik in de afgelopen week heb gemaakt. Als ik zakelijk dingen koop, dan maak ik altijd foto’s van de bonnetjes. Die zet ik wekelijks in de juiste map. Ook maak ik regelmatig screenshots als reminder dat ik ergens nog actie op moet ondernemen. Die pak ik dan op (als het binnen 2 minuten kan) of ik maak een actie aan in mijn takenlijst. Het doorlopen van foto’s zorgt ervoor dat ik de week nog een keer herbeleef. De mooiste foto’s voeg ik toe aan mijn album met favorieten. Het handige daarvan is dat ik aan het eind van het jaar mijn fotoboek van het hele jaar al klaar heb en deze direct kan laten afdrukken.
- Gratitude
Ik noteer dagelijks een aantal dingen waar ik dankbaar voor ben. Dit kunnen zowel zakelijke als persoonlijke dingen zijn. Zo’n ‘gratitude journal’ werkt heel goed voor mij, omdat ik hierdoor elke dag even stil sta bij wat er is gebeurd en ik dit wekelijks bij mijn review kan teruglezen.
- Highlights en lowlights
Ik noteer de high- en lowlights van de afgelopen week, zowel zakelijk als privé. Omdat ik zojuist mijn mail en Whatsapp heb verwerkt, mijn agenda heb doorgenomen, mijn foto’s heb bekeken en mijn gratitude journal heb gelezen, heb ik de week heel helder voor ogen. Ik noteer de high- en lowlights in een vast format, zodat ik ze aan het eind van het kwartaal eenvoudig in een lijstje kan zetten. Deze gebruik ik dan bij het terugblikken op het kwartaal.
Als ik klaar ben met de review, dan blik ik vooruit naar de komende week (preview) en maak ik een weekplan. Ook dit die ik op een vaste manier:
- Agenda
Ik bekijk welke afspraken in mijn agenda staan voor de komende week. Als ik daar acties voor moet ondernemen, dan voeg ik deze toe aan mijn actielijst.
- Actielijst
Al mijn acties zijn na de review gekoppeld aan een project en/of een domein. Ik loop alle projecten en domeinen na om te zien welke acties hierin genoteerd staan. Ik bepaal of er acties zijn waar ik de komende week mee aan de slag wil gaan. Deze markeer ik, zodat ze in de actieve lijst verschijnen.
- Prioriteiten
Ik bepaal aan welke 3 tot 5 dingen ik de komende week extra aandacht ga besteden. Deze prioriteiten noteer ik in een lijstje.
- Agenda
Ik reserveer ruimte in mijn agenda voor de acties waar ik de komende week tijd aan ga besteden. Voor mij werkt het goed om blokken van 2 tot 4 uur te plannen waarin ik meerdere acties oppak.
Als ik teruglees wat ik hierboven allemaal heb geschreven, dan is best een flinke lijst. Toch kost het me helemaal geen moeite. Ik heb altijd veel zin in het maken van mijn jaarplannen en kwartaalplannen. En ook de wekelijkse review doe ik elke week met plezier. De 2 uur die dit wekelijks kost, levert me namelijk zeker 10 uur op aan extra productiviteit. Daarnaast haal ik mijn doelen makkelijker en heb ik veel meer rust in mijn hoofd. Ik hoef namelijk niks te onthouden en vergeet niks meer.
Natuurlijk heeft GRIP niet ál mijn problemen opgelost. Ik ben gewoon nog steeds een enorme rommelpot. Mijn kledingkast is nog steeds regelmatig een bende, mijn kantoor ligt vaak vol met stapels papier en ook in mijn auto vind je nog dezelfde lege milkshakebekers. GRIP zorgt er wel voor dat ik het nu vaker opruim. Ik heb daar namelijk een wekelijks terugkerende taak voor gemaakt.
