#3 Het duurt meestal langer dan je denkt

Acht jaar geleden kocht ik samen met mijn vrouw, vader, zus en zwager een oud leegstaand gemeentehuis. Wij hebben hier allemaal huizen in gemaakt en wonen er inmiddels met veel plezier met onze hele familie. De verbouwing zou volgens onze aannemer ongeveer 40 weken duren, maar het duurde uiteindelijk 40 maanden. Mijn zwager zei hier na de zoveelste tegenvaller een keer iets heel treffends over: ‘Elke keer als wij een oude vloer eruit halen is de kans dat we een rotte balk tegenkomen een stuk groter dan dat wij ontdekken dat er al een goed werkende vloerverwarming onder ligt’.

Zo gaat het in mijn werk ook. Dingen duren vaak langer dan ik denk. Al zit het soms ook mee:

Wij gingen met Improvers live in augustus 2012 en in oktober wisten we het eigenlijk al zeker: dit is een winnaar! We hadden toen al onze eerste opdrachtgever binnen, 10 mensen zaten elke dag te werken en we maakten zelfs al operationeel winst. In de 5 jaar erna verdubbelde het bedrijf elk jaar en de winst groeide mee. Dit was het eerste bedrijf dat ik startte, ik dacht dus dat dit heel normaal was. Inmiddels heb ik geleerd ik dat dit echt niet zo is.

Na de verkoop van Improvers eind 2017 startten we AddVentures. Het idee was om jonge bedrijven te helpen om snel te groeien, zoals we hadden gedaan met Improvers. Onze verwachtingen bleken niet echt realistisch:

• Het eerste bedrijf waarin wij investeerden was een start-up met een hele ervaren ondernemer. Hij had vrijwel hetzelfde bedrijf in het verleden al een keer gebouwd. Hij wist dus heel goed wat er moest gebeuren en wij wisten hoe wij hem hierbij konden helpen. Bovendien hadden wij vanaf de start al een aantal mooie opdrachtgevers. We dachten daarom een vliegende start te kunnen maken en verwachtten dat het mogelijk moest zijn om in een aantal maanden naar 2 miljoen omzet te groeien. Dit is ook gelukt, maar wel pas na 2 jaar.

• Het tweede bedrijf waar we instapten, was een doorstart van een heel gaaf bedrijf dat ongelukkig failliet was gegaan. Wij kenden het bedrijf al goed en konden het kernteam aan boord houden. We wisten precies waar de problemen zaten en wisten ook hoe we die konden oplossen. Dat leek heel eenvoudig, dus dachten we in het eerste jaar al winst zouden maken. Dat is ook gelukt, maar wel pas in het derde jaar.

• Halverwege vorig jaar bedachten wij een heel mooi product: een abonnement op een slimme thermostaat waarmee mensen zonder investering en zonder gedoe 20 tot 30% op hun gasverbruik kunnen besparen. Toen de gastarieven in de maanden daarna enorm omhoogschoten, wreven wij in onze handen: iedereen wil dit hebben, want je bespaart 100 euro per maand en het kost maar een tientje! Wij maakten een spreadsheet waarin we berekenden dat wij binnen een jaar 100.000 klanten zouden hebben. We zijn inmiddels een jaar verder en we zijn daar nog lang niet. Het gaat best goed, maar het duurt allemaal een stuk langer dan we dachten. We geloven nog steeds dat dat we die 100.000 klanten gaan halen, maar we denken inmiddels dat we hier nog wel een jaar of 2 voor nodig hebben.

ik heb er de laatste tijd veel over nagedacht wat er hier nou steeds misgaat. Waarom lukt het uiteindelijk meestal wel om onze doelen te halen, maar duurt het vaak veel langer dan ik dacht? Mijn conclusie: In mijn verwachtingen ga ik er steeds vanuit dat alles in één keer lukt en ook dat alles op tijd gebeurt. Zoals ik in een eerder tegeltje al eens beschreef, ben ik nogal optimistisch ingesteld.

In elk project zijn er echter heel veel dingen die anders kunnen gaan dan verwacht en vrijwel altijd hebben deze negatieve impact:

• Het lukt niet altijd om alle deadlines te halen. Dingen kunnen meer tijd kosten dan verwacht. Soms zijn er ook plotseling andere prioriteiten, waardoor een project even wat minder aandacht krijgt.
• Niet alles lukt in één keer. Vaak zijn er meerdere pogingen nodig om een oplossing te vinden. En soms lukt iets helemaal niet en is het nodig om terug te gaan naar de tekentafel.
• Vaak is er afhankelijkheid van een externe partij, zoals een leveranciers of opdrachtgever. Het is niet altijd goed in te schatten hoeveel tijd zij voor dingen nodig hebben en mogelijk hebben zij hele andere belangen of prioriteiten.

Ik merkte dat dit soort vertragingen bij mij en mijn team enorm ten koste gingen van het goede gevoel en het vertrouwen dat wij aan het begin van elk project altijd hebben. Soms halen projecten hierdoor zelfs de finish niet.

Wij hebben daarom 2 dingen veranderd in de manier waarop wij projecten doen:

1. Wij maken projecten kleiner. In plaats van 1 groot project van 6 maanden doen we nu vaak 6 kleinere projecten van een maand. Deze projecten zijn overzichtelijker en duidelijker. We zetten kleinere stappen, maar wel steeds op basis van alle beschikbare kennis en ervaring. De kans op vertraging is hierdoor veel kleiner en de impact van vertragingen is ook kleiner.
2. Wij zijn veel realistischer geworden in het plannen van projecten. Dit doen wij door voorafgaand aan elk project kritisch te kijken naar wat er allemaal mis kan gaan en hier vooraf al oplossingen voor te bedenken. Dit doen wij als volgt:
   • Wij maken eerst een best case planning, waarin wij er vanuit gaan dat alles in één keer lukt en dat alles ook precies op tijd gebeurt.
   • Vervolgens proberen wij te bedenken wat er allemaal mis kan gaan, inclusief de vertraging die dit veroorzaakt.
   • Nadat we alle problemen in kaart hebben gebracht, bedenken wij hier passende oplossingen of mitigerende maatregelen voor, inclusief de tijdwinst die dit oplevert.
   • Op basis van alle problemen en oplossingen maken wij vervolgens de worst case planning. Het is hierbij altijd ons doel om deze zo min mogelijk te laten afwijken van de best case planning.
   • Voordat we aan de slag gaan met het project, committeren wij ons eraan er alles aan te doen om de best case planning te halen, maar spreken wij ook af met alle betrokkenen dat de worst case planning acceptabel is.
   • Wij delen de best case planning en worst case planning met alle betrokkenen, ook met externe partijen. Zo weet iedereen wat de ‘bandbreedte’ is qua planning, welke problemen wij voorzien en hoe wij deze willen oplossen.

Sinds wij projecten kleiner maken en realistischer plannen, gaan onze projecten een stuk strakker. Er gaat nog steeds wel dingen mis, maar dit gebeurt minder vaak en ook de vertraging die dit veroorzaakt is vaak minder groot. Daarnaast kunnen we projecten nu makkelijker volgen en evalueren.

Ik had dit graag jaren geleden al willen weten. Dan was ons gemeentehuis waarschijnlijk een stuk eerder klaar geweest.